Az Áfa törvény rendelkezései szerint elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.
Az Áfa tv. továbbra is kötelezettségként írja elő minden olyan személy, szervezet számára, aki az Áfa tv-ben szabályozott jogot gyakorol, illetve akire az Áfa tv. kötelezettséget állapít meg, hogy az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott, valamint a birtokában lévő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig őrizze meg. A megőrzési kötelezettség teljesítésére vonatkozó szabályok azonban módosultak.
Fontos változás, hogy az elektronikus formában megőrzött okiratok tekintetében az Áfa tv. 179. § (2) bekezdése előírja, hogy az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is. E rendelkezésből következően abban az esetben, ha az adóalanynak az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét az Áfa tv. 168/A. § (2) bekezdés szerint kell biztosítania, és az Áfa tv. 179. § (1) bekezdése szerinti okiratokat elektronikusan őrzi, akkor az Áfa tv. 168/A.§ (2) bekezdés szerinti üzleti ellenőrzési eljárás során keletkezett, valamint az üzleti ellenőrzési eljáráshoz felhasznált adatokat is elektronikusan kell megőriznie.
Az elektronikus formában megőrzött adatok tekintetében továbbra is figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet (továbbiakban: GKM rendelet) előírásaira. A GKM rendelet külön szabályokat állapít meg a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott számla , az ilyen aláírással nem rendelkező számla, és az EDI rendszerben továbbított számla megőrzésére.
Az Áfa tv. 2013. január elsejétől hatályos 179. § (2) bekezdésében foglaltak alapján a megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzése útján is. E rendelkezéssel összefüggésben hangsúlyozandó, hogy az Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdésben meghatározott követelményeket a megőrzési időn belül végig biztosítani kell. Így a papír alapon rendelkezésre álló okiratról elektronikus másolat készítése csak olyan módon történhet, ami az adattartalom sértetlenségét, olvashatóságát nem veszélyezteti. Ezért a másolat készítésekor az IHM rendelet előírásainak megfelelően kell eljárni.
Az Áfa tv. 2013. január elsejétől hatályos 179. § (2) bekezdése az előzőek mellett rögzíti, hogy elektronikus okirat (továbbra is) csak elektronikus formában őrizhető meg.
Az elektronikus számla azonban nem kizárólag abban a formátumban őrizhető meg, amelyben az adóalany azt kibocsátotta illetve megkapta, feltéve, hogy az elektronikus okirat formátumának megváltoztatása az Áfa tv. 168/A. §-ában foglalt követelményeknek megfelelően történt.
Az okirat megőrzési kötelezettség teljesítése körében természetesen az Art. vonatkozó rendelkezéseire is figyelemmel kell lenni. Így pl. az Art. 16. § (3) bekezdés g) pontja illetve 17. § (3) bekezdés a) pontjában foglaltaknak megfelelően az adóalanynak be kell jelentenie az iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének a helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha az adózó bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt. Az Art. 47. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az adózónak az iratokat a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznie. Az Art 47. § (8) bekezdése alapján az irat megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a külön jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Amennyiben az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, az Art. 47/A. §-ában foglaltaknak megfelelően köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.
Forrás
