Pénzügyi tanácsok induló vállalkozásoknak

Mielőtt elindítunk egy vállalkozást, nagyon sok kérdést átgondolunk, megtervezünk előre. Megtervezzük a vállalkozás tevékenységi körét, az esetleges alkalmazottak létszámát, kiválasztjuk a telephelyet, a pénzintézetet, ahol a vállalkozás bankszámláját kezelni fogják. 

Kiválasztjuk a könyvelőt (ismerős vagy akár internetes keresgélés alapján), akitől majd tanácsot kérünk, akiben teljesen megbízunk. 

Nem biztos, hogy a kezdő vállalkozóként alkalmunk lesz pénzügyi tanácsadót foglalkoztatni, ezért érdemes áttekinteni néhány nagyon fontos kérdést, melyeket minden vállalkozónak át kell gondolni és foglalkoznia kell vele. 

1.) Az üzleti és magánkassza elkülönítése igen fontos feladat, de főleg egy „kényszervállakozó” számára szinte lehetetlennek tűnik. Bármilyen nagy a kísértés, ne a céges bankszámláról fizesse a család kiadásait, az adókra félretett pénzt soha ne költse nyaralásra, karácsonyi ajándékra. De ezzel szemben a vállalkozás érdekében felmerült kiadásokat, úgymint üzemanyag, telefonszámla, irodabútor, ne a magán bankszámla terhére fizesse. Számolja el a cégben felmerült kiadásként. Önmagának adjon fizetést, illetve egyéb juttatást, amit legálisan, az adó megfizetése után használhat családja kiadásainak fedezetére. Nagyon sok olyan kiadás elszámolható a vállalkozásban, amire nem is gondolna. 

2.) Az előző gondolatot tovább vezetve, kérjen tanácsot könyvelőjétől, hogy az ön vállalkozására vetítve segítsen a költségek optimalizálásában. Plusz költséget jelent, de érdemes időnként szakember (adótanácsadó, pénzügyi szakember) segítségét kérni. A profi szakember megvizsgálja a vállalkozás pénzügyeinek alakulását, és segít megtervezni az adó- és egyéb kiadásait. Bár most a vállalkozásokról beszélünk, de a fenti tanácsot néha érdemes a család bevételeire és kiadásaira is igénybe venni! 

3.) Még egyszemélyes vállalkozás esetében is érdemes hetente néhány percet a pénzügyek áttekintésére szánni. Érdemes felmérni a bevételeket és számba venni a kiadásokat. Fontos átgondolni a folyamatban lévő szerződéseket, melyekből később lesz realizált bevétel, viszont a költségek a jelent terhelik. 

4.) Fontos lépés egy vállalkozás életében, amikor alkalmazottakat kell foglalkoztatni a szerződések teljesítésének érdekében, amikor már nem elegendő a tulajdonos személyes közreműködése. Számolja át többször is a munkatársak alkalmazásával kapcsolatos költségeket (adók, járulékok, bérek, esetleges juttatások). Fontos az is, hogy csak a megfelelő számú munkatársakat foglalkoztassa, akiket tudásuk és az elvégzett munka arányában megfelelő bérezéssel lát el. A megfelelő bérezés mind a munkavállaló, mind a munkáltató szempontjából lényeges kérdés. Az anyagilag nem megbecsült munkatársak hamar más munkáltató után néznek, de a túlfizetett munkaerő a vállalkozást csődbe is viheti. 

5.) Nagyon fontos feladat a vállalkozás életében a kintlévőségek megfelelő kezelése. Sokszor érezzük kínosnak, a behajtással járó procedúrát (felszólítás, késedelmes fizetés esetén pótlék felszámítása stb.), de ez nagyon fontos feladat!! Sok vállalkozó úgy érzi, hogy a ki nem fizetett számlák behajtása ráér, és a vállalkozás pénzügyi fenntarthatósága érdekében újabb és újabb szerződéseket köt, melyekből reméli a pénzügyi stabilitást. A hátralékos kifizetések akadályt jelentenek a vállalkozás növekedésének szempontjából, ezért soha nem mondjon le a bevételeiről. Végső esetben forduljon szakember, vagyis követeléskezelő cégekhez, amelyek megfelelő biztonsággal és hatékonysággal segítik a vállalkozást a bevételeik realizálásában. 

6.) Egy ügyféllel nem csak a kereskedelemben kell foglalkozni. A visszatérő, vagy állandó üzleti partner kincs, és lehetővé teszi a nehezebb időszakok átvészelését. Célszerű felmérni, hogy mennyibe kerül egy új ügyfél megszerzése, illetve mekkora költséggel jár a meglévő partnerekkel való kapcsolat ápolása. Nagyon sok marketing eszköz áll rendelkezésünkre, és meg lehet találni az alacsony költségű, vagy akár ingyenes lehetőségeket. 

Kedves Vállalkozó! Érdemes az előbb felsorolt gondolatok birtokában saját cégük pénzügyi helyzetét átgondolkodni. Próbálják meg felülvizsgálni, átértékelni üzleti kapcsolataikat. Nyissanak a marketing lehetőségek felé, figyeljenek a bevételeik és költségeik arányaira. 

Cégünk több éves hasznos együttműködésben dolgozik marketing, illetve pénzügyi szakterületen működő társcégekkel. Forduljanak hozzánk bizalommal kérdéseikkel!

Hogyan és mikor válasszunk (váltsunk) könyvelőt?

Amikor arról gondolkodunk, hogy vállalkozást hozunk létre, nemcsak azt kell végig gondolnunk, hogy milyen társasági formában szeretnénk vállalkozni, hanem azt is, hogy meg kell találnunk a megfelelő könyvelőt, aki segíti majd vállalkozásunkat. Igen, már akkor végig kell gondolnunk, amikor még csak tervezzük a vállalkozás alapítását. A könyvelő kiválasztása általában nem egyszerű feladat, ezért sose hagyjuk az utolsó pillanatra. Célszerű ismerősöktől érdeklődni, de ez sosem elég. Minden cégnek és minden cégvezetésnek más igénye van. Nem igazán létezik két teljesen egyformán működő cég, ezért a barátnak, családtagnak teljesen megfelelően dolgozó könyvelő, nem biztos, hogy a mi igényeinket is ki tudja elégíteni.

Javaslom, hogy mindig személyes megbeszélésen alapuljon a választás.

Természetesen eljöhet az a pillanat, amikor a választott könyvelő mégsem felel meg az általunk támasztott követelményeknek. Sokszor évek múltán ér el a vállalkozás olyan szintre, hogy az addig megfelelően működő könyvelő (könyvelő cég) már nem teljesíti megfelelően a tőle elvárt feladatokat. Ez adódhat abból, hogy a cég kinőtte a könyvelő tudását, kapacitását, de természetesen fordítva is lehet, vagyis a könyvelő (cég) alakul olyan nagy vállalkozássá, hogy már nem tud kellő figyelmet fordítani egy kisebb vállalkozás igényeire. Mivel a könyvelő választása, a könyvelési feladat bizalmi alapokon nyugszik, sokszor évekig beletörődünk abba, hogy nem kapjuk meg a megfelelő információkat a könyvelésre átadott anyagainkkal kapcsolatban, de váltani nem váltunk. Tapasztalataim szerint még akkor is nehéz a váltás, ha az akarat megvan a vállalkozóban, keresi is az új és megfelelő személyt erre a feladatra, de mégsem tudja, vagy mégsem meri meghozni a döntést.

Tisztelt Vállalkozó! Soha ne fogadja el a kevesebbet, mint amit Ön elvárásként a könyvelővel szemben támaszt:

Amennyiben úgy érzi:

• nem kap időben tájékoztatást a cégének aktuális pénzügyi helyzetéről
• úgy érzi, könyvelője nincs tisztában a napi törvényi változásokkal
• nem nyújt segítséget Önnek az adó optimalizálásában
• nem tájékoztatja időben a fizetési, bevallási határidőkről
• súlyosabb esetben már bírságot is kapott cége a könyvelő mulasztása miatt

ne halogassa a döntést. Keressen egy új könyvelőt!

Amire figyelnünk kell könyvelő váltásnál:

• Ne az ár alapján hozzunk döntést, hisz az ár kialakításánál sokszor az is fontos tényező, hogy a könyvelő lelkiismeretes, a „berögzítem a számlákat” mellett egyéb költséghatékony megoldásokra is mindig felhívja a cégvezetés figyelmét
• Szerintem nagyon fontos az is, hogy a könyvelő, akivel együtt fogunk dolgozni, mennyire szimpatikus nekünk. Gondoljunk csak bele, az illetővel hosszú évekig fogunk együtt dolgozni!
• Nagyon fontos az is, hogy a könyvelési munkára mindenképpen szerződés szülessen, a szerződés térjen ki a könyvelő felelősségére
• A könyvelőnek (könyvelő cégnek) legyen szakmai felelősségbiztosítása

Mikor váltsunk könyvelőt?

A legpraktikusabb időpont az év vége. Ilyenkor a régi könyvelő lezárja az évet, elkészíti a záró bevallásokat, a beszámolót. Az új könyvelő pedig januártól egy teljesen új évet nyitva, kezdheti a könyvelést, szinte semmiben sem szorul a régi könyvelő előző munkájára.

Természetesen adódhat olyan ok, amikor nem halogathatjuk a könyvelő váltást. Ebben az esetben azonnal megbízunk egy új könyvelőt a feladatok ellátására.

Az új könyvelő felelőssége nem terjedhet ki az előzőleg lekönyvelt munkára, ezt mindenképpen tudnia kell a megbízást adó vállalkozónak.

Általában a váltás hónapját megelőző hónap végére készít az előző könyvelő egy évközi zárást, és az új könyvelő ez alapján veszi át a könyvelési feladatokat. Ebben az esetben, amikor elhozzuk az addigi könyvelési anyagot a könyvelőtől, az átadási-átvételi jegyzőkönyv mellé egy felelősségvállalási nyilatkozatot is célszerű készíteni.

Sajnos nem egyszer találkoztunk már olyan esettel is, amikor azért kell könyvelőt váltani év közben, mert az előző időszakok feldolgozását sem végezte el a könyvelő, vagy az elvégzett munka feltehetően nem ér semmit. Ilyenkor célszerű (bár nem takarékos mód) az egész évet újra lekönyvelnie az új könyvelőnek. Az előzőleg beadott bevallásokat felülvizsgálja, önrevízióval helyesbíti (ha van rá szükség). Ebben az esetben természetesen az új könyvelő felelőssége az egész év, hisz az Ő tudása lapján lettek a bevallások kijavítva.

A vállalkozónak tudnia kell, hogy a számlák újbóli lekönyveléséért ugyanúgy ki kell fizetnie a könyvelési díjat, hisz a könyvelő pontosan azt a munkát végzi el, amit „rendes” esetben végezne.

Forrás: www.napikozlony.hu 

Gondolatok a vállalkozásokról, a könyvelők fontosságáról

Amikor valakiben felmerül a gondolat, hogy vállalkozásba fogjon, nagyon sok dolgot át kell gondolnia.

Mire is szeretne vállalkozni? Milyen formában szeretne vállalkozni? Alkalmazottat akar vagy tud foglalkoztatni? Kell-e könyvelő a vállalkozáshoz, vagy megoldja maga a bevallásait?

Mindezeket a dolgokat érdemes alaposan átgondolni. Szeretnék egy kis segítséget nyújtani ehhez. Csak a saját gondolataimat és tapasztalataimat szeretném leírni. Tapasztalatom abból származik, hogy magam is vállalkozó vagyok, és származik abból is, hogy könyvelőként és bérszámfejtőként vagyok vállalkozó. Az alábbi néhány gondolat közelről sem átfogó ismeretanyag, csak gondolatébresztő mondatok.

Miért is szeretne valaki vállalkozó lenni?

A mai világban sajnos sokszor kényszerből „szeretne” vállalkozó lenni az ember. Van egy munkahelye ahol dolgozik, majd egyszer csak közli vele a főnöke, hogy munka van és el is kell végezni, de sajnos alkalmazottként már nem tudja fizetni utána a járulékokat. Ott maradhat a cégnél és jövedelmet is kap, de adjon az elvégzett munkáról számlát. Az ember eldöntheti, hogy marad és kényszervállalkozó lesz. Ekkor a megszokott munkát végezheti hasonló jövedelemért, mint amit eddig kapott, de ránehezedik a vállalkozók nem egyszerű nyilvántartási, bevallási és legfőképp adófizetési kötelezettsége. Vagy azt mondja, hogy mindezeket a feladatokat Ő nem akarja vagy nem tudja vállalni, és otthagyja a céget. Ebben az esetben előáll a munkahelykeresés nem is olyan könnyű feladata.

A sokkal kellemesebb eset az, amikor valaki nem kényszer hatására akar vállalkozó lenni, hanem hosszú hetekig (hónapokig) tervezgeti az új megélhetési lehetőségét, és örömből, a jövő biztató lehetőségével kezdi el vállalkozását. Általában ők vannak jobb helyzetben, hisz valószínűleg megfelelő anyagi hátérrel, jól átgondolt tervekkel, megfelelő végzettség birtokában kezdik meg új életük felépítését.

Ki milyen vállalkozási formát választ?

Azok az alanyok, akik kényszerből lesznek vállalkozók, szinte egytől-egyig az egyéni vállalkozást választják. Az egyéni vállalkozás elindítása viszonylag kisebb költséggel jár, mint bármilyen cég létrehozása. Az egyéni vállalkozó saját felelősségére vállalkozik, nincs szüksége még névlegesen sem társra.

Azok akik nem a kényszer hatására választanak, igyekeznek jól átgondolni ezt a lépést is. Legjellemzőbb két gazdálkodási forma a betéti társaság és a korlátolt felelősségű társaság.

A bt. alapításához legalább 2 tagra van szükség, aki (ami) lehet természetes személy vagy akár társaság is. Az alapításhoz szükséges betét a legminimálisabb összegtől (10 ezer Ft) bármekkora összegig terjedhet, felső határ nincs. A betéti társaságot jellemzően kevés vagyoni betéttel alapítják. Ennél a vállalkozási formánál a beltag teljes vagyonával, míg a kültag a bevitt vagyona erejéig felel a társaság dolgaiért.

A kft. alapításához még társra sincs szükség, hisz léteznek egyszemélyes kft-k is. Ennél a társasági formánál a tagok a bevitt vagyoni betétjük arányáig felelnek a cég dolgaiért. Itt a minimális alapítói vagyon 500 ezer Ft.

Akik már komolyabban foglalkoznak egy vállalkozás létrehozásáról vagy akár több cég összeolvadásról, korlátolt felelősségű társaságot (nagyobb bevitt vagyonnal) vagy részvénytársaságot alapítanak. Magyarországon a bankok, a biztosító intézetek, a nagyobb termelő vállalatok szinte mind ezt az utóbbi vállalkozási formát választják, vagy ezt kell választaniuk ahhoz, hogy az általuk végezni kívánt tevékenységet folytatni tudják.

Alkalmazottat foglalkoztassak, vagy magam végezzem a munkát?

Nos ez is nagyon sok mindenen múlik. Az egyik nagyon fontos és döntő tényező a vállalkozó anyagi biztonsága, anyagi háttere. A kisebb vállalkozások döntő többsége nem foglalkoztat alkalmazottat, mert munkájukat saját maguk végzik el (rendelkeznek megfelelő végzettséggel). Természetesen az évek múlásával, ha a vállalkozó gondot fordít munkájára, megfelelően kezeli vállalkozását, van lehetőség fejlődésre. A megbízások növekedésével szükségessé válhat egy megfelelő segítség igénybe vétele. Aki alkalmazottat kezd el foglalkoztatni, nem kis munkát (nyűgöt) vesz a nyakába. Az alkalmazottak számának növekedésével egyre több jogszabálynak, rendeletnek kell megfelelni. Ezen kívül meg kell felelni a munkavállalók igényeinek, hisz nem is olyan egyszerű feladat a hét minden napjára megfelelő munkával ellátni egy alkalmazottat. Az elvégzett munkát le kell ellenőrizni és bizony az alkalmazottak elvégzett feladatinak felelőssége is a vállalkozóra hárul a megrendelőkkel szemben.

Azok a vállalkozók, aki több tíz, vagy több száz (akár több ezer) alkalmazottat foglalkoztatnak, az ellenőrzési, a vezetési, a pénzügyi és minden egyéb részfeladatot szakértő alkalmazottakra bíznak. Így a felelősséget többen vállalják, az ellenőrzéseket akár több főből álló részegységekre osztják. Nos ez többeknek ismerős lehet, ezek a nagyvállalatok,  mai nevükön a „multik”. Idáig nem jut el mindenki, de egy kisebb vállalkozás vezető feladatának ellátása is megköveteli a cég tulajdonosától a hozzáértést.

Könyvelő vagy nem könyvelő??

Egy nagyobb cégnél ez nem jelent kérdést. A nagyvállalatoknál a pénzügyi, számviteli feladatok elvégzésére külön osztályok vannak, több alkalmazottal.

Egyéni vállalkozók, pár főt foglalkoztató cégek esetében szinte mindig felmerül a kérdés: szükséges ez nekünk?

Sajnos több vállalkozó gondolja úgy, hogy ez szükséges rossz, és bizony, mind mindannyian, a rossz dolgokat toljuk magunk előtt, nagyon sokszor a könyvelő választást is.

A mai gazdasági helyzetben, a törvények végrehajtása, a pénzügyi- és adóhatóságok által elvárt kötelezettségek betartása nem egyszerű dolog. Hiába halljuk mindenhol, hogy bizonyos adózási módoknál már nincs is szükség a könyvelőre, az „X” összegű könyvelési díjat is megspórolhatjuk, ezzel csökkenthetjük a vállalkozás kiadásait.

Ez szép lehetőség, de csak annak ajánlom ezt a választást, aki rendelkezik valamilyen adózási és pénzügyi ismerettel, akinek a saját munkája elvégzése után még van arra ideje, lehetősége és energiája, hogy a megfelelő határidőre minden ezzel kapcsolatos feladatot teljesítsen.

Egy könyvelő minden vállalkozásnál bizalmi kérdés, legyen az egy kicsi egyéni vállalkozás, vagy egy nagyobb cég. A könyvelő kiválasztása döntő többségben ajánlás alapján történik, néhány esetben hirdetés útján, vagy a véletlennek köszönhetően.

Egyre elterjedtebb a vállalkozások klubokba való tömörülése, ahol „ismerkedős” klubnapokat tartanak, és a vállalkozó megismerhetik egymás tevékenységét és kiváló üzleteket köthetnek. Ilyen klubnapokon is van lehetőség könyvelő cégek képviselőivel való találkozásra, a bemutatkozás alapján pedig eldönthetik, hogy a cég érdemes-e az önök által elvárt feladat teljesítésére.

Az internet világában élünk. A weboldalak, a blogok tömegével ontják az információkat. Érdemes böngészni az interneten, mert egy könyvelő iroda által üzemeltetett portál nagyon sokat elmond a cég minőségéről, arról, hogy mennyire tartják fontosnak munkájukat, mennyire viselik lelkükön a vállalkozások sokrétű tájékoztatását.

De ami biztos: kell a szakember ahhoz, hogy a vállalkozó magabiztosan csak a saját munkájával foglalkozzon. Egy jó könyvelő nagyon sok segítséget nyújthat a cégvezetőnek az adózás útvesztőjének kibogozásában, a megfelelő gazdálkodásban.

Forrás: www.napikozlony.hu