Hogyan és mikor válasszunk (váltsunk) könyvelőt?

Amikor arról gondolkodunk, hogy vállalkozást hozunk létre, nemcsak azt kell végig gondolnunk, hogy milyen társasági formában szeretnénk vállalkozni, hanem azt is, hogy meg kell találnunk a megfelelő könyvelőt, aki segíti majd vállalkozásunkat. Igen, már akkor végig kell gondolnunk, amikor még csak tervezzük a vállalkozás alapítását. A könyvelő kiválasztása általában nem egyszerű feladat, ezért sose hagyjuk az utolsó pillanatra. Célszerű ismerősöktől érdeklődni, de ez sosem elég. Minden cégnek és minden cégvezetésnek más igénye van. Nem igazán létezik két teljesen egyformán működő cég, ezért a barátnak, családtagnak teljesen megfelelően dolgozó könyvelő, nem biztos, hogy a mi igényeinket is ki tudja elégíteni.

Javaslom, hogy mindig személyes megbeszélésen alapuljon a választás.

Természetesen eljöhet az a pillanat, amikor a választott könyvelő mégsem felel meg az általunk támasztott követelményeknek. Sokszor évek múltán ér el a vállalkozás olyan szintre, hogy az addig megfelelően működő könyvelő (könyvelő cég) már nem teljesíti megfelelően a tőle elvárt feladatokat. Ez adódhat abból, hogy a cég kinőtte a könyvelő tudását, kapacitását, de természetesen fordítva is lehet, vagyis a könyvelő (cég) alakul olyan nagy vállalkozássá, hogy már nem tud kellő figyelmet fordítani egy kisebb vállalkozás igényeire. Mivel a könyvelő választása, a könyvelési feladat bizalmi alapokon nyugszik, sokszor évekig beletörődünk abba, hogy nem kapjuk meg a megfelelő információkat a könyvelésre átadott anyagainkkal kapcsolatban, de váltani nem váltunk. Tapasztalataim szerint még akkor is nehéz a váltás, ha az akarat megvan a vállalkozóban, keresi is az új és megfelelő személyt erre a feladatra, de mégsem tudja, vagy mégsem meri meghozni a döntést.

Tisztelt Vállalkozó! Soha ne fogadja el a kevesebbet, mint amit Ön elvárásként a könyvelővel szemben támaszt!

Amennyiben úgy érzi:

-          nem kap időben tájékoztatást a cégének aktuális pénzügyi helyzetéről

-          úgy érzi, könyvelője nincs tisztában a napi törvényi változásokkal

-          nem nyújt segítséget Önnek az adó optimalizálásában

-          nem tájékoztatja időben a fizetési, bevallási határidőkről

-          súlyosabb esetben már bírságot is kapott cége a könyvelő mulasztása miatt

            ne halogassa a döntést. Keressen egy új könyvelőt!

Amire figyelnünk kell könyvelő váltásnál:

-          ne az ár alapján hozzunk döntést, hisz az ár kialakításánál sokszor az is fontos tényező, hogy a könyvelő lelkiismeretes, a „berögzítem a számlákat” mellett egyéb költséghatékony megoldásokra is mindig felhívja a cégvezetés figyelmét

-          szerintem nagyon fontos az is, hogy a könyvelő, akivel együtt fogunk dolgozni, mennyire szimpatikus nekünk. Gondoljunk csak bele, az illetővel hosszú évekig fogunk együtt dolgozni!

-          Nagyon fontos az is, hogy a könyvelési munkára mindenképpen szerződés szülessen, a szerződés térjen ki a könyvelő felelősségére

-          A könyvelőnek (könyvelő cégnek) legyen szakmai felelősségbiztosítása.

 Mikor váltsunk könyvelőt?

A legpraktikusabb időpont az év vége. Ilyenkor a régi könyvelő lezárja az évet, elkészíti a záró bevallásokat, a beszámolót. Az új könyvelő pedig januártól egy teljesen új évet nyitva, kezdheti a könyvelést.

Természetesen adódhat olyan ok, amikor nem halogathatjuk a könyvelő váltást. Ebben az esetben azonnal bízzunk meg egy új könyvelőt a feladatok ellátására.

Az új könyvelő felelőssége nem terjedhet ki az előzőleg lekönyvelt munkára, ezt mindenképpen tudnia kell a megbízást adó vállalkozónak.

Általában a váltás hónapját megelőző hónap végére készít az előző könyvelő egy évközi zárást, és az új könyvelő ez alapján veszi át a könyvelési feladatokat. Ebben az esetben, amikor elhozzuk az addigi könyvelési anyagot a könyvelőtől, az átadási-átvételi jegyzőkönyv mellé egy felelősségvállalási nyilatkozatot is célszerű készíteni.

Sajnos nem egyszer találkoztunk már olyan esettel is, amikor azért kell könyvelőt váltani év közben, mert az előző időszakok feldolgozását sem végezte el a könyvelő, vagy az elvégzett munka feltehetően nem ér semmit. Ilyenkor célszerű (bár nem takarékos mód) az egész évet újra lekönyvelnie az új könyvelőnek. Az előzőleg beadott bevallásokat felülvizsgálja, önrevízióval helyesbíti (ha van rá szükség). Ebben az esetben természetesen az új könyvelő felelőssége az egész év, hisz az Ő tudása alapján lettek a bevallások kijavítva.

A vállalkozónak tudnia kell, hogy a számlák újbóli lekönyveléséért ugyanúgy ki kell fizetnie a könyvelési díjat, hisz a könyvelő pontosan azt a munkát végzi el, amit „rendes” esetben végezne.